Datenschutzerklärung

Stand: 4. November 2026 · Gilt für syphia.com, unsere Weiterleitungs-Domains und die Anwendung Syphia

1. Verantwortlicher

Syphia, Ivan Brzogic und Konstantinos Brzogic, Gesellschaft bürgerlichen Rechts
Hauptstraße 80, 7350 Oberpullendorf, Österreich
E-Mail: hello@syphia.ai

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht bestellen (Art. 37 DSGVO). Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Kurz gesagt

• Die Website setzt keine Cookies, nutzt kein Tracking und lädt nichts von fremden Servern.
• Beim Aufruf verarbeiten wir technische Zugriffsdaten, um die Website zu betreiben und vor Angriffen zu schützen.
• Wenn Sie uns schreiben, verwenden wir Ihre Angaben nur für Ihre Anfrage.
• In der Anwendung Syphia verarbeiten wir Daten im Auftrag der Unternehmen, die sie nutzen.
• Unsere Server stehen in der EU.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser-Kennung und die Seite, von der Sie kommen. Wir verwenden sie so:

• Betrieb und Fehlersuche: Unsere Betriebsprotokolle enthalten statt der IP-Adresse nur das daraus ermittelte Land. Die Zuordnung erfolgt auf unserem Server mit der Datenbank „IP to Country Lite“ von DB-IP (Lizenz CC BY 4.0). Speicherdauer: 14 Tage.
• Sicherheit: Ein gesondertes Sicherheitsprotokoll enthält die vollständigen Zugriffszeilen einschließlich IP-Adresse, damit wir Angriffe aufklären können. Es ist verschlüsselt gespeichert, nur den beiden Gründern zugänglich und wird nach 90 Tagen gelöscht. Eine verschlüsselte Kopie ist 90 Tage lang gegen Veränderung gesperrt; danach löschen wir sie.
• Kurzzeitiger Puffer: Zugriffszeilen liegen außerdem kurz im Protokollpuffer der Server, der nach Größe laufend überschrieben wird.
• Abwehr von Angriffen: Zugriffe, die nach bekannten Angriffsmustern aussehen (etwa massenhafte Anmeldeversuche oder die Suche nach Sicherheitslücken), werden automatisch gesperrt. Dafür nutzen wir die Software CrowdSec. IP-Adresse, erkanntes Muster und Zeitpunkt gesperrter Zugriffe teilen wir mit der Gemeinschafts-Sperrliste der CrowdSec SAS (Frankreich), und wir beziehen deren Liste bekannter Angreifer.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionierenden Website sowie an der Abwehr und Aufklärung von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies und Speicher im Browser: Die Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse-Werkzeuge und lädt keine Inhalte von fremden Servern. Schriften und Videos liegen auf unserem eigenen Server. Die Website speichert nichts in Ihrem Browser. Sie löscht dort nur Einstellungen, die frühere Versionen dieser Website abgelegt haben.

4. Kontakt per E-Mail und Anfrageformular

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Firma und den Inhalt Ihrer Nachricht.

Das Anfrageformular sendet nichts an unseren Server. Es öffnet Ihr E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht an hello@syphia.ai, die Ihre Angaben enthält: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Firma, Firmengröße, Anliegen und Nachricht. Wir erhalten die Daten erst, wenn Sie diese Nachricht selbst absenden. Die Prüfung „Ich bin ein Mensch“ läuft nur in Ihrem Browser.

Wir verwenden Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Erstgespräch zu vereinbaren. Rechtsgrundlage sind vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Postfach liegt bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Nachrichten 12 Monate nach dem letzten Kontakt. Ihre Angaben sind freiwillig; ohne sie können wir aber nicht antworten.

5. Erstgespräch, Angebot und Vertrag

Für Angebote, Verträge und Rechnungen verarbeiten wir Namen, Funktion und Kontaktdaten der Ansprechpersonen unserer Kunden und Interessenten, die Inhalte unserer Abstimmung sowie Vertrags- und Rechnungsdaten.

Rechtsgrundlagen sind der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), unsere gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und, für Ansprechpersonen bei Unternehmen, unser berechtigtes Interesse an der Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bücher, Belege und Rechnungen bewahren wir sieben Jahre auf (§ 132 BAO). Andere Daten löschen wir nach Vertragsende, sobald keine gesetzlichen Fristen oder möglichen Ansprüche mehr dagegensprechen. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, geben wir Daten an Behörden weiter, etwa an die Finanzverwaltung, und für Zahlungen an unsere Bank.

6. Die Anwendung Syphia

Unternehmen nutzen Syphia, damit ihre Beschäftigten Antworten aus dem eigenen Firmenwissen bekommen. Für die Daten, die ein Unternehmen über Syphia verarbeitet, ist dieses Unternehmen verantwortlich. Wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach dessen Weisung (Art. 28 DSGVO) und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Bei Fragen zu diesen Daten wenden Sie sich zuerst an Ihren Arbeitgeber oder an das Unternehmen, das Ihnen den Zugang gegeben hat.

In der Anwendung werden folgende Daten verarbeitet:

• Anmeldung: Sie melden sich über Microsoft Entra ID Ihres Unternehmens an. Wir erhalten dabei Kennung, Name, E-Mail-Adresse und Gruppenzugehörigkeiten. Für die Sitzung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das höchstens 12 Stunden gilt. Wenn Sie sich abmelden, endet die Sitzung sofort.
• Dokumente: Dokumente und Textabschnitte aus den Quellen, die Ihr Unternehmen freigibt, zum Beispiel SharePoint, samt deren Zugriffsrechten. Sie sehen nur, was Sie in der Quelle auch selbst öffnen dürfen. Was dort gelöscht wird, löscht auch Syphia.
• Gespräche: Ihre Gespräche speichern wir nicht. Damit Rückfragen funktionieren, enthält eine Antwort einen verschlüsselten Verweis, der zwei Stunden gilt.
• Hochgeladene Dateien: Die Datei selbst löschen wir nach dem Einlesen. Die Textabschnitte bleiben, bis Ihr Unternehmen sie löscht. Wer wann welche Datei hochgeladen hat, speichern wir 90 Tage.
• Vorbereitung von Besprechungen: Wenn Sie Ihr Postfach verbinden, speichern wir Betreff und Zusammenfassung passender E-Mails bis einen Tag nach dem Termin.
• Vorgeschlagene Aktionen: Syphia führt eine vorbereitete Aktion, etwa einen E-Mail-Entwurf, erst nach Ihrem Klick aus. Den Vorschlag löschen wir einen Tag nach seinem Ablauf.
• Rückmeldungen: Ihre Bewertung einer Antwort und Ihr Kommentar dazu bleiben 90 Tage gespeichert.
• Schutz vor Manipulation: Fragen und Quellen werden automatisch auf Versuche geprüft, das KI-System zu manipulieren. Funde speichern wir 365 Tage, einen kurzen Ausschnitt der Frage 30 Tage; diesen Ausschnitt kann Ihr Unternehmen abschalten. Wiederholte Versuche können den Chat vorübergehend sperren. Ein Administrator Ihres Unternehmens kann die Sperre aufheben.
• Sicherheitsprotokoll: Anmeldungen und Aktionen von Administratoren halten wir ohne Inhalte in einem gegen Veränderung geschützten Protokoll fest, solange Ihr Unternehmen Syphia nutzt. Wird eine Person gelöscht, wird sie dort pseudonymisiert.

KI-Verarbeitung: Antworten erzeugt ein KI-System, und sie sind als KI-Antwort gekennzeichnet. Für Sprachmodell, Einbettung, Moderation und Texterkennung nutzen wir einen KI-Anbieter mit Sitz in der EU über dessen EU-Endpunkt; die Verarbeitung findet in der EU bzw. im EWR statt. Der KI-Anbieter darf die Daten nicht zum Training seiner Modelle verwenden. Syphia bewertet keine Beschäftigten und trifft keine automatisierten Entscheidungen über Personen im Sinn von Art. 22 DSGVO.

Löschung: Unternehmen können die Daten einzelner Personen löschen und exportieren. Nach Vertragsende löschen wir die Daten nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Sicherungskopien der Datenbank werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Für die Verarbeitung im Auftrag gilt die Rechtsgrundlage des Unternehmens. Für unsere eigenen Sicherheitsprotokolle ist es unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Empfänger und Dienstleister

Keinen Zugriff auf Ihre Daten haben Let's Encrypt (Zertifikate für die Verschlüsselung), Better Stack (Prüfung der Erreichbarkeit von außen) und GitHub (Ablage unseres Quellcodes). Wir verkaufen keine Daten und geben sie nur weiter, wenn diese Erklärung es nennt oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

8. Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Ihre Daten in der EU. Soweit Cloudflare beim Auflösen eines Domainnamens eine IP-Adresse in den USA verarbeitet, stützt sich das auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), nach dem Cloudflare zertifiziert ist.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerspruch: Verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Schreiben Sie uns dazu an hello@syphia.ai. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Unternehmen in der Anwendung verarbeitet, leiten wir es an dieses Unternehmen weiter und unterstützen es bei der Antwort.

Sie können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

10. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Die Datenträger unserer Server sind verschlüsselt, und die Daten verschiedener Unternehmen sind in der Datenbank streng getrennt. Zugriff auf die Systeme haben nur die beiden Gründer.

11. Änderungen

Syphia befindet sich im Aufbau. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.